1. Introduction
PRA Group Canada Inc. (PRA ou l'« entreprise ») est entièrement déterminée à respecter toutes les législations et réglementations applicables associées aux normes d'accessibilité pour les personnes handicapées. Les valeurs fondamentales de l'entreprise impliquent, entre autres, que toutes les personnes, peu importe leurs capacités, doivent être traitées de façon éthique, juste et respectueuse. PRA s'organisera pour répondre à toutes les demandes d'accommodement des clients, des partenaires commerciaux, des fournisseurs, des visiteurs, des employés ou des employés potentiels, de la manière décrite dans cette politique.
1.1 Champ d'application
Ce document s'applique spécifiquement à tous les employés de PRA Group Canada Inc. (« PRA » ou l'« entreprise ») dans la province de l'Ontario, y compris tout employé sous contrat avec une attribution temporaire et tout travailleur engagé par l'intermédiaire d'une agence, et l'on s'attend à ce qu'ils se conforment aux exigences, aux lignes directrices et aux normes énumérées dans cette politique.
1.2 Déclaration de politique générale
Cette politique décrit les pratiques de PRA Group Canada Inc. visant à soutenir les personnes handicapées. PRA est déterminée à offrir d'excellents services à tous ses clients, y compris à ses clients handicapés. Cette politique est conçue pour respecter les exigences de la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario (LAPHO). Elle s'applique à la distribution de biens et de services au public ou à des tiers, pas aux biens. Tous les biens et les services distribués par PRA devront respecter les principes de dignité, d'indépendance, d'intégration et d'égalité des chances.
PRA Group Canada Inc. (PRA) croit à l'égalité professionnelle et est déterminée à offrir un environnement exempt d'obstacles permettant à toutes les personnes de préserver leur indépendance et leur dignité. À titre d'organisation, nous respectons et nous entérinons les exigences décrites dans la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (2005) et la réglementation qui y est associée, et nous nous efforçons de répondre aux besoins des personnes handicapées en temps opportun et efficacement.
PRA s'engage à fournir un environnement de travail dans lequel tous les membres de l'organisation bénéficient d'une égalité d'accès à l'emploi et d'accommodement si nécessaire, conformément aux exigences de la LAPHO et à d'autres réglementations applicables. Les décisions concernant un emploi auprès de l'entreprise ne doivent pas être basées sur la présence ou l'absence de handicap chez une personne, mais sur les qualifications d'une personne.
La direction s'attend à ce que les employés lisent et respectent les paramètres de cette politique. Le non-respect de cette politique et des procédures associées peut entraîner un accompagnement, des mesures correctives ou le licenciement selon la nature et la fréquence de l'infraction.
2. Normes d'accessibilité
Conformément aux réglementations applicables, cette politique aborde les sujets suivants :
- L'utilisation d'appareils fonctionnels
- L'utilisation de chiens-guides et d'animaux d'assistance
- L'utilisation de personnes de soutien
- Information et de communication
- Avis d'interruptions de service
- Rétroaction de la clientèle
- Formation
- Vérification
- Installations
2.1 Appareils fonctionnels
Un appareil fonctionnel est une aide technique, un dispositif de communication ou un autre instrument utilisé pour maintenir ou améliorer les capacités fonctionnelles des personnes handicapées. Les appareils fonctionnels sont habituellement des appareils apportés par les clients, comme un fauteuil roulant, un déambulateur ou une bouteille à oxygène personnelle pouvant améliorer l'ouïe, la vue, la communication, le déplacement, la respiration, la mémoire et/ou la lecture. Nous veillerons à ce que notre personnel soit formé et familier avec les différents appareils fonctionnels pouvant être utilisés par les clients handicapés qui accèdent à nos biens ou à nos services. Les personnes handicapées peuvent utiliser leurs propres appareils fonctionnels qui sont requis pour accéder à des biens ou à des services proposés par PRA. Dans les cas où l'appareil fonctionnel pose un problème de sécurité ou l'accessibilité pourrait être problématique, d'autres mesures raisonnables seront prises pour garantir l'accès aux services de PRA.
La personne handicapée est responsable de s'assurer que son appareil fonctionnel est en état de fonctionnement et est utilisé de façon sécuritaire et contrôlée en tout temps.
2.2 Animaux de soutien
PRA accueille les personnes handicapées et leurs animaux d'assistance. Tous les clients, employés et visiteurs qui sont accompagnés d'un animal d'assistance auront accès aux lieux de la manière décrite dans la politique de sécurité physique, à l'exception des chiens refusés par la loi. Les politiques « animaux domestiques interdits » ne s'appliquent pas aux animaux d'assistance.
Aux fins du présent document, le terme « animal de soutien » regroupe les chiens-guides et les animaux d'assistance. Un chien-guide est un chien de travail hautement entraîné qui a été dressé dans l'un des établissements énumérés dans le Règlement de l'Ontario 58 en vertu de la Loi sur les droits des aveugles, pour assurer la mobilité, la sécurité et l'autonomie des personnes aveugles. Un animal de service est un animal aidant une personne handicapée s'il est évident que l'animal est utilisé par la personne pour des raisons liées à son handicap, ou si la personne remet une lettre d'un médecin ou d'une infirmière conformant que la personne a besoin de l'animal pour des raisons associées au handicap.
Si PRA ne peut pas déterminer facilement si un animal est un animal d'assistance, notre personnel peut demander à une personne de présenter un document d'un membre d'une profession de la santé réglementée confirmant que la personne a besoin de l'animal d'assistance pour des raisons associées à son handicap. PRA préservera la confidentialité de tous les documents médicaux fournis par toutes les personnes.
Lois applicables
Loi sur la responsabilité des propriétaires de chiens, Ontario : En cas de conflit entre une disposition de cette loi ou une réglementation en vertu de cette loi ou de toute autre loi associée aux races et une disposition d'un règlement municipal concernant de telles races, la disposition la plus restrictive en lien avec les contrôles ou les interdictions de ces races a prévalence.
En cas de préoccupation liée à la santé et à la sécurité, telle qu'une allergie grave à l'animal, PRA prendra toutes les mesures raisonnables pour répondre aux besoins de toutes les personnes. La personne accompagnée d'un animal d'assistance a la responsabilité de prendre soin de l'animal et de garder le contrôle en tout temps.
2.3 Personnes de soutien
Une personne handicapée qui est accompagnée d'une personne de soutien ou d'une autre personne présente en vue de lui apporter de l'aide en matière de communication, de mobilité, de soins personnels, de besoins médicaux ou d'accès à des biens et services, a l'autorisation d'être accompagnée de cette personne sur nos lieux, sous réserve de la politique de sécurité physique de PRA. Si un client handicapé est accompagné d'une personne de soutien, PRA veillera à ce que les deux personnes puissent entrer ensemble dans les locaux et à ce que le client ne soit pas empêché d'avoir accès à la personne de soutien.
Dans certains cas, PRA pourrait demander à une personne handicapée d'être accompagnée par une personne de soutien pour des raisons de santé et de sécurité pour :
- la personne handicapée;
- d'autres personnes sur les lieux.
Avant de prendre une décision, PRA devra :
- discuter avec la personne handicapée pour comprendre ses besoins;
- tenir compte des raisons de santé et de sécurité en fonction des preuves existantes;
- déterminer s'il n'y a aucun autre moyen raisonnable de protéger la santé ou la sécurité de la personne ou des autres personnes sur les lieux.
Dans des situations où des renseignements confidentiels peuvent être mentionnés, nous obtiendrons le consentement verbal ou écrit, ou les deux, auprès du client pour être en mesure de discuter de ses renseignements personnels devant la personne de soutien, tel que défini dans la politique de confidentialité.
2.4 Information et communication
Tous les employés de PRA communiqueront avec les personnes handicapées en tenant compte de leur handicap et en adoptant les principes de dignité, d'indépendance, d'intégration et d'égalité des chances. Ces communications pourraient être entièrement accessibles :
- appels téléphoniques
- courriels
- Skype et vidéoconférence
- communications en personne
Sur demande, nous fournirons de l'information sur notre organisation et ses services, y compris de l'information sur la sécurité publique, dans des formats accessibles ou avec des aides à la communication. Nous respecterons également les exigences de niveau AA des Directives sur le contenu du Web sur l’accessibilité (WCAG) 2.0 internationalement reconnues, conformément aux lois sur l'accessibilité de l'Ontario.
2.5 Avis d'interruption de service
Les interruptions de service peuvent comprendre, sans s'y limiter, la perte temporaire de l'accès à la succursale physique de l'entreprise, des problèmes temporaires de connectivité aux téléphones, à Internet, aux télécopieurs ou à d'autres instruments de communication, ou toute autre exigence commerciale essentielle. Elles peuvent survenir pour des raisons que PRA pourrait contrôler ou connaître, ou non. En cas d'interruptions de service temporaires des installations ou des services que les clients handicapés doivent utiliser pour bénéficier des biens ou des services de PRA, un avis sera donné.
Cet avis comprendra des renseignements au sujet de la raison de l'interruption et de sa durée prévue, ainsi qu'une description des solutions de rechange pour les services, le cas échéant.
En cas d'interruption prévue ou imprévue des services ou des installations pour les clients handicapés, nous aviserons nos clients par l'entremise d'un avis publié sur notre site Web, par l'entremise de la messagerie vocale et sur les lieux.
2.6 Rétroaction
PRA accueille la rétroaction concernant l'accessibilité pour les personnes handicapées et la façon dont nous proposons un service à la clientèle accessible. La rétroaction de toutes les sources aidera PRA à repérer les obstacles et à répondre aux préoccupations.
Les clients qui désirent fournir une rétroaction sur la façon dont PRA propose des services aux personnes handicapées peuvent soumettre leur rétroaction à notre Service de la conformité par courriel, à l'adresse compliance@pra-group.ca, par téléphone, au 519 432-0075, poste 25177, ou par l'entremise de notre site Web, à l'adresse www.pra-group.ca.
Si une plainte est déposée au sujet du service à la clientèle ou de l'accessibilité de PRA, PRA étudiera la plainte et s'assurera que tous les aspects de notre entreprise sont conformes à la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario.PRA donnera de la rétroaction accessible sur demande.
2.7 Formation
PRA offrira des formations à tous les employés permanents et contractuels ainsi qu'aux bénévoles d'Ontario. Les employés suivront leur formation dans les plus brefs délais à la suite du processus d'accueil et d'intégration. Les tiers agissant au nom de PRA ont l'obligation contractuelle de respecter les lois, y compris la LAPHO. La formation comprendra :
- l'objet de la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario et les exigences de la norme pour les services à la clientèle
- les politiques de PRA concernant la norme de service à la clientèle
- comment interagir et communiquer avec des personnes atteintes de différents types de handicaps
- comment interagir avec des personnes handicapées utilisant un appareil fonctionnel ou nécessitant l'aide d'un animal d'assistance ou d'une personne de soutien
Pour assurer la disponibilité du contenu le plus à jour, les politiques sont situées et accessibles dans PRA Today. Les employés cherchant des conseils supplémentaires sur toute politique ou procédure doivent consulter leurs gestionnaires ou communiquer avec le service de conformité à Compliance@pra-group.ca
Une copie papier de cette politique se trouve dans les coins repas des bureaux de London et de Newmarket.
2.8 Vérification
PRA est déterminée à vérifier cette politique régulièrement et à s'assurer qu'elle demeure conforme aux normes de la LAPHO.
Toutes les politiques de l'entreprise seront vérifiées pour s'assurer qu'elles respectent et favorisent les principes de dignité, d'intégration et d'égalité des chances pour les personnes handicapées. Toutes les politiques de PRA seront modifiées de manière à inclure ces dispositions ou seront autrement supprimées ou modifiées.
2.9 Installations
Le bureau de PRA Group Canada situé à London, en Ontario, est détenu par Glen CORR Management. Les préoccupations concernant l'accessibilité au bâtiment doivent être soumises à Glen CORR. PRA travaillera en étroite collaboration avec Glen CORR pour répondre aux exigences en matière d'accessibilité pour l'espace de bureau loué par PRA.
Le bureau de PRA Group Canada à Newmarket en Ontario appartient à Tricap Properties. Les préoccupations concernant l'accessibilité au bâtiment doivent être soumises à Tricap. PRA travaillera en étroite collaboration avec Tricap pour répondre aux exigences en matière d'accessibilité pour l'espace de bureau loué par PRA.
3. Normes d'emploi
PRA Group Canada est un employeur offrant l'égalité professionnelle et vise l'excellence dans tous ses services. PRA croit que les candidats de tous les milieux peuvent favoriser la croissance et l'amélioration de l'entreprise, peu importe le handicap d'une personne.
3.1 Recrutement
PRA avisera ses employés et les candidats externes au sujet de l'existence d'accommodements pour les candidats handicapés pendant le processus de recrutement. Les candidats devront mentionner toute demande spéciale d'accommodement pour participer entièrement au processus de sélection. Les éléments suivants seront inclus pour tous les affichages de postes internes ou externes :
Nous respectons la réglementation de la LAPHO. PRA accueille et encourage les candidatures de personnes handicapées. Sur demande, des mesures d'adaptation peuvent être offertes pour permettre aux candidats de participer à tous les aspects du processus de sélection.
3.2 Processus d'évaluation ou de sélection
PRA veillera à ce que les candidats soient avisés lorsqu'ils sont sélectionnés pour participer au processus d'évaluation ou de sélection et que des accommodements en fonction des handicaps soient disponibles sur demande en lien avec les documents ou les processus à utiliser. PRA communiquera avec les personnes présentant des demandes d'accommodements et fournira les accommodements appropriés. Lors de la présentation d'offres d'emploi, PRA avisera le candidat choisi de ses politiques d'accommodement pour les employés handicapés.
3.3 Information des soutiens aux employés
PRA veillera à ce que les employés soient avisés de toutes les politiques d'accessibilité (et de toutes les mises à jour de ces politiques) utilisées pour soutenir les employés handicapés, y compris les politiques concernant les accommodements professionnels tenant compte des besoins en matière d'accessibilité d'un employé en raison d'un handicap. Ces renseignements seront transmis aux nouveaux employés dans les plus brefs délais après le début de l'emploi.
3.4 Formats et supports de communication accessibles pour les employés :
À la suite de la demande d'un employé handicapé, PRA communiquera avec l'employé pour fournir ou organiser des formats et des supports de communication accessibles pour lui permettre d'accéder aux renseignements nécessaires pour faire son travail et aux renseignements accessibles aux autres employés. Afin de déterminer l'adaptation d'un format ou d'un support de communication accessible, PRA communiquera avec l'employé effectuant la demande. Les formats et supports de communication accessibles pour les employés et contenant des renseignements généraux sur le lieu de travail seront également fournis aux employés handicapés. Des plans d'accommodement individuels seront exigés dans un format qui répond aux besoins de l'individu.
3.5 Information d'intervention en cas d'urgence en milieu de travail :
PRA fournit de l'information d'intervention en cas d'urgence en milieu de travail aux employés ayant des handicaps connus ou documentés lorsque le handicap de l'employé l'exige et lorsque PRA a été avisée du besoin d'accommodement en fonction du handicap de l'employé. Les plans d'accommodement individuels concernant l'intervention en cas d'urgence seront communiqués à tous les employés responsables de mettre ces plans en action pour garantir la sécurité de tous les employés.
3.6 Processus de retour au travail :
PRA mettra en place un processus de retour au travail documenté pour les employés qui se sont absentés du travail en raison d'un handicap ou qui ont besoin d'accommodements et de soutiens en lien avec un handicap pour retourner au travail. Le processus de retour au travail mentionné ci-dessus ne peut pas remplacer, entraver ou annuler tout autre processus de retour au travail créé en fonction d'un autre statut. Ce processus sera conforme au modèle mentionné à Ontario.ca-Accessible Workplace.
3.7 Gestion de la performance, perfectionnement professionnel, promotion et réaffectation :
PRA reconnaît que le développement des compétences et la planification de carrière peuvent enrichir l'expérience d'emploi. PRA alignera les programmes de formation et de développement en vue de répondre aux besoins des employés handicapés et de fournir une formation le plus tôt possible. Les programmes de formation seront conçus de manière flexible en vue de permettre la personnalisation et ainsi de respecter les exigences individuelles de l'employé, en fournissant par exemple des documents de formation dans des formats accessibles ou pouvant être convertis selon les besoins de l'employé. L'entreprise considérera les obstacles auxquels font face les employés lors de la mise en place de processus de gestion de la performance, offrant du perfectionnement professionnel, du soutien à l'emploi ou des occasions d'avancement, ou lors du redéploiement des employés.
4. Plans d'accommodement
Un plan d'accompagnement est un plan adapté aux besoins d'une personne pour s'assurer que ses droits relatifs à la dignité, à l'indépendance, à l'intégration et à l'égalité des chances sont respectés. Les plans d'accommodement sont un élément important de l'intégration des personnes handicapées. PRA prendra toutes les mesures nécessaires pour accommoder les personnes handicapées en tenant compte des besoins de chaque personne et des principes de dignité, d'indépendance, d'intégration et d'égalité des chances. PRA proposera un environnement respectueux à tous les employés, peu importent leurs capacités. PRA prendra les mesures nécessaires pour s'assurer d'offrir d'autres options aux personnes handicapées. Ces options peuvent ne pas convenir à toutes les personnes, compte tenu des besoins de leurs situations respectives. Dans de tels cas, PRA discutera ouvertement avec la personne concernée d'un plan d'accommodement pour répondre à ses besoins particuliers.
4.1 Plans d'accommodement pour les employés
PRA accommode présentement et continuera d'accommoder les besoins des personnes handicapées, tel que requis en vertu du Code des droits de la personne de l'Ontario. PRA élaborera des plans d'accommodement individualisés pour ses employés handicapés, à condition que l'entreprise en soit consciente. Tous les plans d'accommodement seront documentés conformément au processus de plan d'accommodement. Ce processus sera conforme au modèle mentionné à Ontario.ca-Accessible Workplace. La mise en œuvre des accommodements sera effectuée sur une base individuelle, selon la nature des besoins.
PRA favorise et exige l'implication de l'employé dans la création, la mise en œuvre et la vérification du plan d'accommodement individuel. La participation de l'employé garantit que les employés sont confortables avec leur plan d'accommodement et que ce dernier répond aux besoins de leur situation particulière. Les plans d'accommodement seront revus avec l'employé chaque année, à moins que d'autres facteurs nécessitent une vérification plus fréquente. De tels facteurs peuvent comprendre, sans s'y limiter, des changements importants de la nature ou de la gravité du handicap de l'employé, des changements de l'espace de bureau ou des changements des responsabilités professionnelles de l'employé. Les plans d'accommodement seront conservés dans le dossier confidentiel de l'employé et ne seront pas partagés avec d'autres tiers, à moins qu'il soit nécessaire de le faire pour exécuter le plan d'accommodement ou que l'employé le demande.
Les employés handicapés ont le droit de demander à un représentant de l'effectif de participer à l'élaboration de leur plan d'accommodement. Les employés qui contribuent à l'élaboration d'un plan d'accommodement seront tenus de signer une entente de confidentialité en lien avec le plan d'accommodement. PRA se réserve le droit de demander l'aide ou les conseils d'un expert externe, sans frais pour l'employé. L'identité de l'employé ne sera pas dévoilée à l'expert externe, à moins qu'une autorisation écrite ait été obtenue auprès de l'employé.
Les employés recevront leur plan d'accommodement formalisé dans les plus brefs délais. En raison de la nature variée des plans, les employés peuvent s'attendre à un léger retard, ne dépassant pas 15 jours ouvrables, pour la mise en œuvre de tous les éléments du plan d'accommodement individuel. Les employés seront avisés des changements pouvant retarder la mise en œuvre de leur plan d'accommodement. Tous les plans d'accommodement pour lesquels on prévoit des retards supérieurs à trois (3) jours ouvrables doivent inclure une solution provisoire adaptée à la situation.
Si un employé a proposé un plan d'accommodement qui ne peut être exécuté en raison de limitations internes ou externes, ou si le plan d'accommodement de l'employé est refusé, PRA avisera l'employé de la raison ou des raisons du refus de son plan d'accommodement. PRA fournira ces renseignements par écrit à la personne et collaborera avec cette dernière pour créer un plan d'accommodement de rechange, si nécessaire.
4.2 Demandes d'accommodement externes
PRA traitera toutes les demandes d'accommodement des clients de manière individuelle et veillera à ce que les droits des clients soient respectés en tout temps. Les clients recevront toutes les communications dans un format qui leur est accessible. Tous les employés de PRA Group Canada d'Ontario doivent suivre une formation sur les pratiques acceptables en matière de service à la clientèle pour les personnes handicapées.
L'entreprise reçoit à l'occasion des visiteurs, comme des auditeurs, des formateurs ou d'autres fournisseurs de services tiers. Le visiteur est responsable d'aviser PRA de toutes les exigences d'accessibilité requises pour accomplir ses tâches chez PRA. PRA traitera ces demandes de manière individuelle et en toute déférence. PRA préservera la nature confidentielle du handicap du visiteur, le cas échéant. Si des retards sont prévus pour les accommodements, les visiteurs seront avisés du retard dans les plus brefs délais et de la date prévue des accommodements.
5. Confidentialité
Tous les renseignements personnels confiés à PRA par tous les employés, employés potentiels, partenaires commerciaux et clients seront traités de manière strictement confidentielle, conformément à la politique de confidentialité interne. Les renseignements particuliers concernant la nature du handicap d'une personne et tous les autres renseignements médicaux ne pourront pas être divulgués sans le consentement de la personne concernée, excepté lorsqu'il est nécessaire de le faire pour répondre aux besoins de son plan d'accommodement.